מהי אוטומציה עסקית
לאן שלא מסתכלים - כלקוחות אנחנו מוקפים בתהליכים אוטומטיים. כך, לדוגמה, כשאנחנו מזמינים מוצר - אנחנו מקבלים הודעה על אישור ההזמנה, הודעה על מועד השילוח של המוצר שהזמנו, והודעה על התאריך והשעה שבהם הוא צפוי להגיע. לאחר שנקבל את המוצר נקבל פעמים רבות גם סקר שיבחן את שביעות הרצון שלנו מתהליך הרכישה. כל אלו תהליכים אוטומטיים התומכים בחוויית הרכישה שלנו והופכים אותה לטובה יותר עבורנו, ועבור השורה התחתונה של הארגון ממנו הזמנו את המוצר.
בשנים האחרונות העולם העסקי עובר מהפכה שקטה אך עצומה. אם בעבר ארגונים התבססו בעיקר על כוח אדם לביצוע משימות חוזרות, היום יותר ויותר חברות מאמצות תהליכים חכמים שמבצעים פעולות באופן אוטומטי, מהיר ומדויק. בלב המהפכה הזו עומד תחום האוטומציה העסקית.
יניב סבן, מרצה בפקולטה למנהל עסקים בקורס טכנולוגיות בשיווק, ומנכ"ל וואן דיגיטל מארקטינג מקבוצת וואן טכנולוגיות, מסביר כי יש הבדל בין אוטומציה חד פעמית לאוטומציה מתמשכת שמלווה את מסע הלקוח לכל אורכו. "אוטומציה חד פעמית היא למשל כאשר לקוח ממלא פרטים בדף להשארת פרטים ואז מקבל הודעה שנציגי החברה יחזרו אליו. אוטומציה לאורך כל מסע הלקוח, למשל, היא כאשר הלקוח משאיר פרטים, ומקבל מייל שיווקי, אם המייל לא נפתח הוא יקבל הודעה לוואטסאפ, אם לא יקרא את ההודעה שם הוא יקבל פרסום מותאם דרך הרשתות החברתיות ועוד".
סבן מזכיר כי אוטומציה עסקית באה לידי ביטוי במגוון תחומים ולא רק בשיווק. "מדובר במכלול פעולות וכלים שמטרתם לייעל את הפעילות העסקית ולצמצם את מגע יד האדם בהם. האוטומציה באה לייצר רווח גדול יותר לארגון, בין אם על ידי כך שהיא גורמת ליותר לקוחות לבצע פעולת רכישה, ובין אם התייעלות בכוח אדם. ארגונים שמשתמשים באוטומציה רק כדי לחסוך בכ"א, מפספסים את הפוטנציאל האמיתי שלה".
אוטומציה עסקית עושה שימוש בטכנולוגיות מתקדמות, בינה מלאכותית וכלי RPA Robotic Process) Automation) – שילוב שמאפשר לחסוך מהעובדים לבצע את אותה הפעולה שוב ושוב, ולהעביר אותה למערכות שעושות זאת בצורה חכמה, מהירה וללא טעויות אנוש.
אבל מעבר לחיסכון בזמן, האוטומציה משנה את כללי המשחק התחרותיים. אם בעבר אוטומציה הייתה "בונוס" לארגונים מתקדמים, כיום היא הפכה להכרח עסקי. חברות שלא מטמיעות תהליכים אוטומטיים מתקשות לעמוד בקצב, מבזבזות משאבים יקרים ולעיתים פשוט נשארות מאחור. לכן הביקוש למומחי אוטומציה רק הולך וגדל, והארגונים מחפשים אנשי מקצוע שמבינים גם עסקים וגם טכנולוגיה.
ביקושים בשוק בתחום האוטומציה
העולם העסקי של היום מוצף במידע ובמערכות שונות. כמעט כל ארגון עובד במקביל עם מערכות CRM מערכות שיווק דיגיטלי, תוכנות הנהלת חשבונות, מערכות מלאי, שירות לקוחות, מערכות HR ועוד. הבעיה היא שבמקרים רבים כל מערכת מדברת בשפה אחרת, מה שיוצר עומס, כפילויות ותהליכים ידניים שמבזבזים זמן וכסף.
כאן נכנסים לתמונה מומחי האוטומציה. אנשי מקצוע שיודעים להשתמש בכלים כמו Make ו- Zapier ולחבר בין כל המערכות הללו וליצור תהליך עבודה רציף וחכם. במקום שעובד יעדכן מידע ידנית בין כמה מערכות, האוטומציה מבצעת את החיבור בצורה אוטומטית לחלוטין. מדובר ביכולת שהפכה לאחת המיומנויות המבוקשות ביותר בארגונים מודרניים. הערך של מומחה אוטומציה לא נמדד רק בידע הטכנולוגי שלו, אלא בעיקר ביכולת שלו לחסוך לארגון זמן ומשאבים קריטיים. ארגון שמצליח לקצר תהליך עבודה של שעתיים לעשר דקות בלבד - מרוויח כסף, משפר שירות ומגדיל תפוקה. זו בדיוק הסיבה שחברות רבות משקיעות כיום תקציבים עצומים בדיגיטציה ובאוטומציה של תהליכים.
לפי הערכות שונות בעולם הטכנולוגיה והניהול, אחוז משמעותי מהמשימות היומיומיות בארגונים כבר ניתן לביצוע אוטומטי, אך קיים מחסור אמיתי באנשי מקצוע שיודעים לתכנן, ליישם ולתחזק את התהליכים הללו.
אחד היתרונות הגדולים בתחום הוא שהוא אינו מוגבל לתעשייה אחת בלבד. כמעט כל ענף במשק מחפש כיום מומחי אוטומציה: חברות פיננסים שמנהלות נתונים פיננסיים מורכבים, ארגוני בריאות שמעוניינים לייעל תהליכים רפואיים ואדמיניסטרטיביים, חברות הייטק שמבצעות אינטגרציות בין מערכות, חברות לוגיסטיקה שמנהלות מלאים ומשלוחים, גופי שיווק דיגיטלי, מוסדות חינוך, חברות ביטוח ואפילו ארגונים ציבוריים.
סבן מציין כי עד היום, השימוש במערכות אוטומציה היה יחסית מוגבל, אבל הכניסה המסיבית של כלי AI גם לתחום הזה מאפשרת לייצר הרבה יותר מערכות כאלו, ומאפשרת גם לעסקים קטנים ובינוניים לעשות בהן שימוש. "בנוסף, גם המערכות הקיימות והוותיקות משלבות יותר כלי AI ולכן יותר קל לתפעל אותן – לא צריך התמחויות מורכבות כדי להבין ולנהל אותן. מנגד, הצורך בהבנה עסקית בעולם הזה נשאר משמעותי. מי שמבין לעומק מה הצורך העסקי, ומבין מה הצרכן רוצה – ידע לפתח את המערכת המתאימה, להתאים את המערכות הקיימות לצרכים העסקיים ולהפיק מהן את המירב".
אילו תפקידים מחכים לכם בחוץ?
כשמדברים על תחום האוטומציה העסקית מדברים על מספר תפקידים בולטים. אחד התפקידים המבוקשים הוא מיישם או מפתח אוטומציה (No-Code Developer) . מדובר באנשי מקצוע שבונים תהליכים מורכבים באמצעות פלטפורמות כמו Make וZapier- , מחברים אפליקציות שונות ומייצרים תהליכי עבודה חכמים - גם בלי לכתוב קוד מורכב.
תפקיד נוסף הוא מנהל אופרציה (Operations Manager) – מי שאחראי על ייעול תהליכים פנים-ארגוניים. מנהלי אופרציה משתמשים באוטומציה כדי לשפר תהליכי שיווק, לייעל ניהול לידים במכירות, לנהל אישורים פנים-ארגוניים ולשפר את העבודה בין המחלקות.
גם תחום מערכות המידע מושפע מהמהפכה. אנליסט מערכות מידע עוסק בניתוח נתונים, קבלת החלטות וחיזוי מגמות באמצעות כלי AI ובינה עסקית. ככל שהמידע הארגוני גדל, כך גובר הצורך באנשים שיודעים להפוך נתונים לתובנות עסקיות. בנוסף, ארגונים רבים מחפשים מנהלי פרויקטים טכנולוגיים שמובילים תהליכי דיגיטציה והטמעת מערכות חדשות. אלו אנשי מקצוע שמחברים בין הנהלה, עובדים וטכנולוגיה - ומנהלים את המעבר לעולם אוטומטי ודיגיטלי יותר.
מסלול הלימודים - מאיפה מתחילים?
כדי להשתלב בתפקידי מפתח בעולם האוטומציה, לא מספיק להכיר כלי אחד או לבצע קורס קצר. ארגונים מחפשים אנשים עם הבנה רחבה של תהליכים עסקיים, מערכות מידע, ארכיטקטורת מערכות וחשיבה ניהולית.
סבן מציין כי ההבנה העסקית הרחבה חשובה מאוד בתחום זה כי היא כוללת התייחסות לכל תחומי הפעילות של הארגון – כספים, תפעול, שיווק, משאבי אנוש ועוד. "בעולם האוטומציה העסקית הנוכחי החלק החשוב הוא אפיון המערכות. בעבר פיתוח המערכות היה החלק המרכזי בתחום הזה, היום הצד העסקי הופך להיות המרכזי כי הוא זה שמתמקד באפיון. בנוסף, גם להטמעה יש חשיבות מוגברת, כי יש חשיבות רבה למהירות שבה המערכת מוטמעת".
לימודים לתואר במנהל עסקים מעניקים בסיס רחב בניהול, תפעול, ניתוח נתונים, אסטרטגיה עסקית וטכנולוגיות מתקדמות – שילוב שמספק כלים חשובים למי שרוצה להשתלב בתחום. תוכנית התואר הראשון במנהל עסקים של המכללה למינהל שמה דגש על חדשנות וטכנולוגיה ומעניקה לסטודנטים ולסטודנטיות כלים להשתלב בעולם העסקי החדש ולהוביל תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית בארגונים. "מי שעושה תואר במנהל עסקים מקבל ידע רחב בהרבה תחומים הרלוונטיים לעשייה בעולמות האוטומציה העסקית, בהשוואה למי שבוחר ללמוד רק קורס ספציפי בתחום", מסכם סבן.
איך מיישמים אוטומציה בארגון?
יישום אוטומציה בארגון מתחיל קודם כל בזיהוי התהליכים שגוזלים זמן ומשאבים. בשלב המיפוי והאפיון בוחנים היכן נמצאים צווארי הבקבוק, אילו משימות חוזרות על עצמן ואילו תהליכים מועדים לטעויות אנוש. לאחר האפיון מגיע שלב התכנון. כאן בונים תרשימי זרימה, מגדירים טריגרים - כלומר פעולות שמפעילות את התהליך - ומחליטים אילו פעולות יתבצעו באופן אוטומטי.
השלב הבא הוא האינטגרציה - חיבור בין המערכות השונות בארגון. באמצעות כלים מתקדמים ניתן לחבר מערכות CRM, פלטפורמות שיווק, מערכות מלאי ותוכנות פיננסיות כך שהמידע יעבור ביניהן באופן אוטומטי. לבסוף מגיע שלב הבקרה והאופטימיזציה, כי גם תהליך אוטומטי דורש ניטור, בדיקת תקלות ושיפור מתמיד.
דוגמאות לכלים
אחד הכלים המוכרים ביותר בתחום הוא Make שמאפשר ליצור תהליכים אוטומטיים מורכבים באמצעות ממשק ויזואלי ופשוט יחסית. לצידו נמצא Zapier שמחבר בין אלפי אפליקציות ושירותים שונים. לצד כלים אלו, המבצעים אוטומציות חד־פעמיות, יש גם כלים שמנהלים מסע לקוח רב־ערוצי, ביניהם ActiveTrail Braze, Emarsys, Salesforce ועוד.
ארגונים גדולים משתמשים גם ב-Microsoft Power Automate, פלטפורמה חזקה במיוחד שמתחברת לסביבת Microsoft ומאפשרת לנהל תהליכים ארגוניים רחבי היקף.
בנוסף, כלי AI ובינה מלאכותית מאפשרים כיום לנתח נתונים, לזהות מגמות, לחזות תוצאות ולהפיק תובנות עסקיות בזמן אמת.
